Créé par la loi du 4 mai 2004, le droit individuel à la formation concerne les salariés de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Il est mis en œuvre à l’initiative du salarié, en accord avec  l’employeur.

A noter : l’employeur n’est pas obligé d’accepter une demande de DIF. Sa décision peut s’appuyer sur les besoins en compétences de son entreprise ou sur les dispositions prévues l’accord collectif applicable à l’entreprise. 

Tout salarié, qu'il soit à temps plein ou à temps partiel bénéficie d’un DIF, à condition de compter un an d'ancienneté en CDI dans l’entreprise. En CDD, il faut justifier de quatre mois de périodes travaillées - consécutives ou non au cours des douze derniers mois - dans la même entreprise.

Seuls les contrats de professionnalisation et d’apprentissage n’ouvrent pas droit au DIF.

Tous les ans, chaque salarié ayant au moins un an d’ancienneté acquiert un droit individuel à la formation d’une durée de 20 heures, et ce pendant six ans, soit 120 heures au total. Pour les salariés employés à temps partiel ou en CDD, les heures de DIF sont calculées au prorata du temps de travail.  

Les salariés peuvent demander à bénéficier du DIF après un an d’ancienneté dans l’entreprise.

A noter : les premières heures de DIF ont été acquises à compter du 7 mai 2004 (pour les salariés présents dans l’entreprise à cette date).

A partir de 4 mois d’ancienneté pour les CDD

Les salariés en contrat à durée déterminée peuvent demander à utiliser leur DIF dès lors qu’ils justifient d’au mois 4 mois de CDD au cours des 12 derniers mois.

En principe, le DIF se déroule en dehors du temps de travail, le soir ou pendant les RTT par exemple. Dans ce cas, l’employeur doit verser une allocation formation équivalente à 50 % du salaire horaire net du salarié par heure de DIF (en plus de sa rémunération). Toutefois, certains accords de branche permettent de se former en tout ou partie pendant son temps de travail. Si l’employeur opte pour une formation pendant le temps de travail, il n’a pas d’allocation supplémentaire à verser. 

Un conseil : pour le climat social, mieux vaut chercher à édicter des règles communes, en impliquant les délégués du personnel ou le comité d’entreprise, qui doivent être consultés sur l’organisation du DIF. 

Selon la loi, le DIF peut être utilisé pour renforcer ses compétences, se perfectionner dans son emploi, ou accompagner un projet professionnel. Il peut donc s'agir d'une formation liée au cœur d'activité du salarié ou au métier vers lequel il souhaiterait évoluer à moyen terme. Il faut cependant que sa demande présente un intérêt pour l’entreprise.

Exemple : si un commercial souhaite se former à l’anglais, son employeur peut accepter sa formation au titre de son DIF s’il envisage de développer ses marchés à l’international. Là aussi, l’employeur doit se référer aux dispositions de son accord de branche, qui peut avoir défini des domaines de formations prioritaires au titre du DIF. Enfin, il est important de savoir que les dispositifs de VAE ou de bilans de compétences peuvent aussi être financés dans le cadre du DIF.

Le DIF est financé sur le budget « plan de formation ». Il est donc possible de définir des thèmes de formations (métiers, langues, qualité par exemple) prioritaires, en fonction des activités et des projets de la société. Autre solution : le financer en partie via l’OPCA. Ces cofinancements, au titre de la contribution « professionnalisation » sont possibles si les critères de prise en charge de l’OPCA les prévoient.

L’employeur prend en charge la totalité des frais de la formation du salarié : coût pédagogique, frais d'hébergement et de transports, ainsi que le salaire ou  l'allocation de formation (50 % du salaire horaire net de référence) si l’action se déroule en dehors du temps de travail. 

Au regard de la loi, lorsque durant deux exercices civils consécutifs, le salarié et l’entreprise sont en désaccord sur le choix de l’action de formation au titre du Droit Individuel à la Formation, l’organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation (OPACIF, généralement le FONGECIF) dont relève son entreprise assure par priorité la prise en charge financière de l’action dans le cadre d’un congé individuel de formation sous réserve que cette action corresponde aux priorités et aux critères définis par ledit organisme.e

Différents éléments peuvent se négocier avec le salarié : la période (la date d’entrée en formation peut, par exemple, être discutée pour des questions d’organisation), le temps de formation (pendant ou hors temps de travail, selon l’accord de branche ou d’entreprise), le changement de thème pour entrer dans les priorités de l'entreprise, le choix de l'organisme si le coût de la formation est jugé trop élevé… 

Légalement, l’employeur n’est pas tenu de reconnaître la formation suivie au titre du DIF.  Toutefois, si elle se réalise hors temps de travail dans le cadre de la période de professionnalisation, il doit, « dans la mesure du possible », signer avec le salarié un co-engagement prenant en considération ses nouvelles compétences dans les douze mois suivant son retour de formation. Il peut s’agir d’un élargissement de ses responsabilités, d’un changement de poste ou d’une augmentation salariale… 

Un employeur doit fournir la preuve écrite qu’il a répondu au salarié, dans un délai d'un mois à réception de sa lettre. Passé ce délai, sa demande est considérée comme acceptée ! En cas d'accord, il est nécessaire d’être le plus clair possible dans sa réponse pour éviter tout malentendu. Outre le nom et la localité de l'organisme de formation, les modalités suivantes doivent être précisées : dates prévues, formation sur temps ou hors temps de travail… Ce document doit être signé par l'entreprise et le salarié.

La rupture est consécutive à :

- un licenciement (sauf pour faute lourde) : le salarié peut bénéficier de son DIF s’il en fait la demande avant la fin du préavis. A noter : le DIF réalisé pendant le préavis constitue du temps de travail. La rémunération habituelle doit donc être versée. A noter : la lettre de notification du licenciement doit impérativement mentionner les droits au DIF du salarié et les modalités de leur utilisation ;

- une démission : le salarié bénéficie de son DIF à condition que l’action soit engagée avant le terme du préavis (et donc après accord de l’employeur) ;

- une rupture conventionnelle : l’utilisation du DIF peut faire l’objet d’une négociation entre le salarié et l’employeur ;

- un départ à la retraite : le DIF n’est pas utilisable.

Le contrat de travail est rompu :

Le contrat de travail est rompu (licenciement hors faute lourde, rupture conventionnelle…) ou, s’agissant d’un CDD, est arrivé à terme.

Si l’ancien salarié peut prétendre aux allocations chômage, deux possibilités :

-   s’il est embauché dans une nouvelle entreprise,  il peut faire financer le DIF acquis dans l’ancienne entreprise. Comment ? Dans les deux ans qui suivent son embauche, il demande à utiliser le DIF acquis chez le précédent employeur. En cas de désaccord du nouvel employeur, le salarié peut opter pour une action de bilan de compétences, de VAE ou une formation définie comme prioritaire par accord collectif et qui se déroulera en dehors de son temps de travail, sans versement de l’allocation de formation. L’action est financée par l’OPCA de la nouvelle entreprise.

-   l’ancien salarié est demandeur d’emploi : après avis de son référent Pôle emploi, l’intéressé peut utiliser ses heures de DIF avec une prise en charge de l’OPCA de son ancien employeur.

Dans les deux cas, c’est l’OPCA (du nouvel ou de l’ancien employeur) qui assure, selon les critères et priorités fixées par son conseil d’administration, le financement du DIF calculé sur la base suivante : 1 heure de DIF = 9,15 € (ou montant fixé par accord collectif de branche).

A noter : le certificat de travail remis au salarié au moment de son départ de l’entreprise doit mentionner ses droits au DIF et les coordonnées de l’OPCA de l’entreprise.

A votre OPCA pour toutes les questions relatives au DIF : calcul des droits, obligations de l’employeur, actions éligibles, financement…