Outil central de la politique de formation interne, le plan de formation relève de la responsabilité du dirigeant d’entreprise auquel il revient d’en fixer les lignes directrices chaque année : le plan doit recenser les actions de formation prévues à court, moyen ou long terme dans l’entreprise, les moyens de mise en œuvre (types de stages), les salariés concernés, le calendrier prévu, ainsi que le budget dédié. Bien que le dirigeant en soit l’unique responsable, il doit toutefois le présenter pour avis aux élus du personnel avant d’engager sa mise en œuvre. 

Tout salarié, quel que soit son contrat de travail (CDI ou CDD) et son ancienneté, est concerné par le plan de formation. Mais l’employeur reste libre de déterminer sa politique de formation et de choisir les salariés susceptibles d’en bénéficier. Deux conditions sont toutefois à prendre en considération : 

·       éviter toute discrimination ;

·       respecter les obligations d’adaptation au poste de travail et de sauvegarde de l’emploi.

Le plan de formation doit distinguer deux catégories d’actions de formation selon leur finalité.

La catégorie 1 composée d’actions visant :

• l’adaptation au poste de travail. Obligatoires, ces formations sont organisées à très court terme, pour que le salarié puisse être opérationnel à son poste. L’impact sur les réalités du travail est direct. Exemple  : un technicien qui doit être capable d’utiliser une machine neuve pour réaliser son travail ou un vendeur qui doit connaître les nouveaux produits pour exercer son activité.
• l’évolution des emplois ou le maintien dans l’emploi. Le dirigeant doit également veiller au maintien de l’employabilité de ses équipes. Ces formations ne sont pas obligatoires ou indispensables, mais elles ont néanmoins un impact direct sur le travail au quotidien. Exemple : confronté à des clients de plus en plus désireux d’avoir un suivi en temps réel de leurs commandes, un dirigeant doit envisager à moyen terme de former ses logisticiens à l’informatique car le contenu même de leur métier évolue.

La catégorie 2 : le développement des compétences. Ces formations n’ont pas de répercussion immédiate sur l’emploi. Elles s’inscrivent dans la durée. C’est le cas d’un salarié qui souhaite développer son savoir-faire pour évoluer dans sa carrière (se former à l’anglais des affaires, au management d’équipes). Les compétences acquises par le salarié pourront être utiles dans la société, ou plus tard dans une autre entreprise.

Le maintien du salaire ou le versement d’une allocation de formation pour les heures de formation suivies hors temps de travail.

• Les actions d’adaptation au poste et les actions liées à l’évolution des emplois (catégorie 1). Ces formations s’effectuent toujours sur le temps de travail. Le salarié perçoit donc une rémunération normale. Si  la formation dépasse les horaires habituels de travail, l’employeur doit payer ce dépassement au tarif des heures supplémentaires (ou appliquer le régime des heures complémentaires si le salarié est à temps partiel).   
• Les actions de développement des compétences (catégorie 2). Ces formations peuvent se dérouler pendant le temps de travail, mais aussi en dehors, avec l’accord écrit du salarié. La formation hors temps de travail ne peut dépasser 80 heures de formation par an et par salarié. Dans ce cas, l’employeur doit verser, pour toute heure réalisée hors temps de travail, une allocation formation correspondant à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné.

Pour bien élaborer un plan de formation, l’employeur doit commencer par regarder ses besoins, puis valider après, à quel type d’action (adaptation, évolutions des emplois ou développement des compétences) correspond la formation. Il doit se poser les bonnes questions : quels sont les projets de développement de l’entreprise ? Faut-il miser sur l’innovation ou le développement à l’international ? Faudra-t-il mettre en place des réorganisations ? Sera-t-il nécessaire de faire progresser certains collaborateurs ? Le dirigeant doit aussi s’interroger sur l’intérêt ou non d’utiliser la formation hors temps de travail , sur l’opportunité de remplacer le salarié pendant sa formation... Enfin, il peut se servir des entretiens professionnels pour faire le point sur les besoins en formation recensés dans les services et sur les souhaits individuels de ses collaborateurs. Toutes ces informations sont essentielles pour bâtir le plan de formation et catégoriser les actions prévues à court, moyen ou long terme. 

L’entreprise finance la formation, avec d’éventuels cofinancements de son OPCA

Le coût de la formation (frais pédagogique, transport et hébergement)  est à la charge de l’employeur, au titre de sa contribution légale obligatoire.

A noter : les coûts de formation peuvent être pris en charge en tout ou partie par l’OPCA sur la contribution « plan de formation » ou sur les fonds mutualisés de la professionnalisation, selon les critères de prise en charge définis par son Conseil d’administration paritaire.

Proposer en priorité une promotion au salarié qui développe ses compétences hors temps de travail

Si le salarié accepte de se former en partie hors temps de travail, l’employeur doit s’engager par écrit à prendre en considération ses efforts de formation, en négociant les modalités avec le collaborateur avant son départ en formation. Sous réserve d’assiduité pendant le stage et de réussite aux épreuves d’évaluation, cet engagement porte sur les conditions dans lesquelles le salarié pourra accéder en priorité dans un délai d’un an à l’issue de la formation aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances ainsi acquises et sur l’attribution de la classification correspondant à l’emploi occupé. Ces engagements portent également sur les modalités de prise en compte des efforts accomplis par le salarié. 

A votre OPCA sur toutes les questions relatives au plan de formation : méthodologie d’élaboration, gestion des temps de formation, conditions de financement…

Si le salarié accepte de se former en partie hors temps de travail, l’employeur doit s’engager par écrit à prendre en considération ses efforts de formation, en négociant les modalités avec le collaborateur avant son départ en formation. Sous réserve d’assiduité pendant le stage et de réussite aux épreuves d’évaluation, cet engagement porte sur les conditions dans lesquelles le salarié pourra accéder en priorité dans un délai d’un an à l’issue de la formation aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances ainsi acquises et sur l’attribution de la classification correspondant à l’emploi occupé. Ces engagements portent également sur les modalités de prise en compte des efforts accomplis par le salarié.